יש לשים לב למס' נקודות:

1.    יש לתכנן את המצגת,ההרצאה או ההופעה לשעה בה כולם כבר יגיעו וישבו באולם.
2.    אם מציגים מצגת ארוכה -יש לתכנן מראש הפסקות ריענון.
3.    כשיש תכנית מתוכננת היטב אין "מריחת" זמן וכולם נשארים עד תום האירוע.
4.    האורחים לא מגיעים תמיד בזמן. לכן חשוב לתכנן את לוח הזמנים עם מקדם ביטחון.
5.    מספר רב של נואמים אחד אחרי השני ללא הפסקה מורידה את רמת הריכוז.

בכדי להימנע מבעיות אלו ואחרות יש לחשוב מראש ולתכנן הכנס בהתאם לאופיו, סגנון המוזמנים, המיקום,משך ושעת האירוע ותכניו:

- לרווח את לוח הזמנים עם הפסקות קטנות.
– להתחיל 45 דקות מהשעה שנקבעה בהזמנה.
– לאפשר לאנשים לאכול ולשבוע ורק אז להתחיל בכנס.
– אם יש גם מצגת, גם נאומים וגם תוכנית אומנותית לקצר את כולם לזמן מינימלי.
– לעדכן הקייטרינג בכל שינוי של הלו"ז-בזמן. שינויים אילו דורשים זמן רב של התארגנות.
- כמתכנני הכנס עליכם להגיע מוקדם למקום, לבדוק האולם,לפגוש במנהל האירוע במקום ולהתפנות בלב שלם ובנוחות למוזמנים.

יום עיון מושלם מתחיל בימים רבים של תכנון קפדני.
בהצלחה!

אולם אלון -לכנסים,ימי עיון ואירועים עיסקיים.

הכנת מצגת היא משימה לא פשוטה. היא מצריכה בנייה של התוכן בצורה ברורה ואפקטיבית, כך שכל הפרטים הקריטיים יועברו, אך התעניינותו של הצופה לא תתפוגג. לעיתים, ובמיוחד כאשר ישנו תוכן רב להעביר, זו עלולה להיות משימה לא קלה. כדי להתמודד איתה, מומלץ לשמור על הכללים הבאים:

בעת בניית מצגת, שמרו על הכללים הבאים:

·   מיקוד - כל שקופית צריכה להתייחס לנושא אחד בלבד, אל תעמיסו במילים ורעיונות אשר יסיטו את הצופה מהמסר.
·    הסוד הוא בעיצוב -  השתמשו בתבנית רקע מעוצבת, מספר מצומצם יחסית של אלמנטים, גרפיקה גדולה ומודגשת וכן טקסט גדול בפונט ברור. עיצוב נאה אך נקי יתפוס את תשומת לבו של הצופה מבלי להסיח את דעתו מן התוכן.
·   הימנעו משימוש באפקטים -  זה אולי מפתה, אבל זה לא מחדש דבר לצופים ורק מסיט את תשומת לבם. יצירתיות אמיתית תהיה שימוש בגרפיקות מעניינות ובבדיחות כאשר הן מתאימות לנושא.
·   סידור הגיוני - שימו לב לעימוד כותרות ותכנים בצורה עקבית, הדבר יעזור לצופה להתחבר למצגת ביתר קלות.
·    אל תעמיסו, רווחו -  איזורים ריקים במצגת ומרווחים בין טקסטים יעזרו לצופה להבין את התוכן טוב יותר.
·    ישר ולעניין - נסו שהמצגת תהיה קצרה ככל שניתן, מצגות ארוכות ומייגעות משעממות את הצופה ועלולות לגרום לו לאבד עניין הרבה לפני שהמסר הועבר.
·    שמרו על התאמה בין המצגת למדיה -  מצגת שתשודר למקרן ממחשב נייד, למשל, יכולה להכיל אלמנטים חזותיים מורכבים יותר ובאיכות גבוהה מאד בעוד שמצגת זהה המוקרנת על גבי מסך מחשב צריכה להיות פשוטה יותר.