Posts filed under ‘אירוע עסקי’
למה כדאי לערבב עסקים עם הנאה..
לעיתים קרובות אנו משתמשים במשפט האומר כי אין לערבב בין עסקים להנאה:
"Don't mix business With pleasure"
אנחנו במרכז הכנסים "ישראל יפה בפארק" דווקא בעד לשלב עסקים עם הנאה!
כאשר מארגנים יום עיון או השתלמות במרכז כנסים לאנשי החברה או ללקוחות, מדובר בדרך כלל ביום מרוכז שבו מנסים "לדחוף" כמה שיותר נושאים ורעיונות העומדים על הפרק. הרצאה רודפת הרצאה ובסופו של יום כזה המשתתפים יוצאים מותשים ועייפים.
הפסקת קפה או ארוחת צהריים בהחלט מהווים "שבירה" של יום העיון אך הם לבדם כבר לא מספקים את קהל הלקוחות או אנשי החברה שלכם, אשר הורגלו בשנים האחרונות להפתעות שונות במהלך כנס, יום עיון או אירוע עסקי כזה או אחר.
האפשרויות ל"שבירת" עומס היום הן רבות: החל מסדנת צחוק, סדנת מדיטציה, הרצאה מעשירה או מופע סטנד- אפ מצחיק.
המיקום המיוחד של מרכז הכנסים "ישראל יפה בפארק" מאפשר לצאת מאולם הכנסים החוצה אל פארק הירקון, פנינת טבע ייחודית,שנמצאת מעבר לדלת.
אחד מבין מבחר הפעילויות שאנו מציעים ללקוחותינו הוא שייט על נחל הירקון ,החל משבע טחנות ועד לשפך הנחל לים, ליד תחנת רידינג.
השייט מתקיים בספינה קטנה היכולה להכיל כ-50-60 איש בישיבה נוחה ולמשך כשעה, במהלכה ניתנת הדרכה מקצועית על תולדות העיר תל אביב, בה שזור סיפורו של הנחל ומסופרים סיפורים פיקנטיים על אירועים שונים הקשורים לנחל הירקון בעבר ועד היום.
השייט לאורכו של הנחל מלווה במראות טבע שכבר נעלמו מן הסביבה העירונית: צמחיית נחל עשירה וסבוכה, בעלי כנף בכלל ועופות מים בפרט, חיות הייחודיות לאזור ועוד..
החלטה על מקום לאירוע תלויה במרכיבים רבים: החל מהמיקום, דרכי ההגעה, זמינות החנייה במקום, כשרות הקייטרינג, התאמת האולמות לצורכי הכנס הספציפי וכמובן, תקציב.
כשתעמדו מול שקלול הנתונים של המקום לאירוע הבא שלכם, הכניסו גם את מרכיב "שובר השיגרה".
מצגות – אפשר גם אחרת
צריכים להכין מצגת ולא יודעים איך להעביר במדויק את המסר מבלי להרדים את הצופים? אל חשש, זה אפשרי לגמרי.
אולם אלון -לכנסים,ימי עיון ואירועים עיסקיים.
הכנת מצגת היא משימה לא פשוטה. היא מצריכה בנייה של התוכן בצורה ברורה ואפקטיבית, כך שכל הפרטים הקריטיים יועברו, אך התעניינותו של הצופה לא תתפוגג. לעיתים, ובמיוחד כאשר ישנו תוכן רב להעביר, זו עלולה להיות משימה לא קלה. כדי להתמודד איתה, מומלץ לשמור על הכללים הבאים:
בעת בניית מצגת, שמרו על הכללים הבאים:
· מיקוד - כל שקופית צריכה להתייחס לנושא אחד בלבד, אל תעמיסו במילים ורעיונות אשר יסיטו את הצופה מהמסר.
· הסוד הוא בעיצוב - השתמשו בתבנית רקע מעוצבת, מספר מצומצם יחסית של אלמנטים, גרפיקה גדולה ומודגשת וכן טקסט גדול בפונט ברור. עיצוב נאה אך נקי יתפוס את תשומת לבו של הצופה מבלי להסיח את דעתו מן התוכן.
· הימנעו משימוש באפקטים - זה אולי מפתה, אבל זה לא מחדש דבר לצופים ורק מסיט את תשומת לבם. יצירתיות אמיתית תהיה שימוש בגרפיקות מעניינות ובבדיחות כאשר הן מתאימות לנושא.
· סידור הגיוני - שימו לב לעימוד כותרות ותכנים בצורה עקבית, הדבר יעזור לצופה להתחבר למצגת ביתר קלות.
· אל תעמיסו, רווחו - איזורים ריקים במצגת ומרווחים בין טקסטים יעזרו לצופה להבין את התוכן טוב יותר.
· ישר ולעניין - נסו שהמצגת תהיה קצרה ככל שניתן, מצגות ארוכות ומייגעות משעממות את הצופה ועלולות לגרום לו לאבד עניין הרבה לפני שהמסר הועבר.
· שמרו על התאמה בין המצגת למדיה - מצגת שתשודר למקרן ממחשב נייד, למשל, יכולה להכיל אלמנטים חזותיים מורכבים יותר ובאיכות גבוהה מאד בעוד שמצגת זהה המוקרנת על גבי מסך מחשב צריכה להיות פשוטה יותר.
טיפים לבחירת תפריט לאירוע.
אוכל טוב, אירוע מצוין
לא משנה איזה אירוע אתם מארגנים, אוכל טוב, משביע ומספק הוא תמיד מרכיב חובה.
לעתים קרובות ישפיע התפריט על התרשמות המשתתפים מהאירוע אפילו יותר מהמרצה
או מהפעילות שבחרתם להעביר. לכן, כשמדובר באוכל, כדאי לשים לב היטב לפרטים.
אספנו בשבילכם כמה טיפים שיעזרו לכם להבטיח שכל המשתתפים באירוע יצאו שבעים ומרוצים:
אל תחסכו באוכל עדיף להיתקע עם אוכל מיותר מאשר להשאיר אנשים לא שבעים ולא מרוצים. בהקשר זה, עליכם לדעת ששירותי הקייטרינג בדרך כלל ערוכים לסטייה של 10% מכמות המוזמנים המצופים, לא יותר מזה.
אל תתבישו לבקש טעימות התפריט הוא חלק חשוב מהאירוע וכדאי מאוד שתחוו בעצמכם את המנות שהוא כולל.
בדקו איך מוגש האוכל האם האוכל מוגש במתכונת של בּופה? על ידי מלצרים? האם הארוחה נאכלת בישיבה או בעמידה? האם החברה מספקת מפות, כסאות, שולחנות ואת כל שאר הציוד הנדרש? כל אלו פרטים חשובים שיכולים לשנות לחלוטין את חווית האכילה.
התאימו את כמות המזון לגילאי המוזמנים אם לאירוע מגיעים גם ילדים תוכלו להפחית בכמות המזון ועל ידי כך לחסוך בכסף.
ודאו שרמת הכשרות מתאימה למוזמנים קיימים סוגים שונים של הכשרות הניתנים על ידי גורמים שמידת ההחמרה שלהם שונה. אם חלק גדול מהמוזמנים לאירוע שלכם מקפידים לאכול רק מזון שקיבל תעודת הכשר מסוימת, עליכם לדעת זאת מראש ולבחור את שירותי ההסעדה בהתאם.
גוונו את התפריט תפריט מגוון ועשיר הוא דרישת חובה כשמדובר באירוע רב משתתפים,שכן לכל אחד כמעט יש העדפות אישיות ומאכלים מהם הוא נמנע.
הגיעו לאירוע מקדים אין דרך טובה יותר להעריך את תפקודם של חברת קייטרינג או מרכז כנסים מאשר לצפות בהם בפעולה. בקשו להגיע לאירוע שמתקיים במקום כדי לקבל מושג טוב יותר לגבי השירות שתקבלו.
שמרו על מעורבות בתכנון מיקום נכון של המזנונים, שולחנות הישיבה והכיסאות יתרום לנוחות הסועדים וימנע צפיפות. לכן, כדאי שתסכמו מראש עם האחראי לכך על המיקום בו יוצבו כל הפריטים השונים.
כך תארגנו אירוע עסקי מוצלח
אילו חיינו בעולם בו הכסף הוא משאב אינסופי, לא היינו מתקשים לעולם בארגון אירועים.
חופשיים מחישוב עלויות היינו מוסיפים לסל הקניות שלנו מכל הבא ליד ומארגנים את האירוע המושלם שיפיל מהרגליים את כל הבאים.
אולם מאחר שאיננו חיים בעולם כזה, ונדרשים תמיד לעמוד במסגרת תקציב שנקבעה מראש, ארגון אירוע בכלל ואירוע עסקי בפרט הוא עניין קצת יותר מסובך.
בכל אירוע עסקי, בין אם מדובר באירוע עסקי בתקציב קטן, גדול או בינוני, מגביל התקציב במידה רבה את מרבית ההחלטות החשובות. עם זאת, תמיד נותר מרווח בחירה כלשהו. המפתח לאירוע מוצלח הוא סקירה של כל האופציות בטווח המחירים המתאים וביצוע החלטות נכונות ובדוקות על סמך סקירה זו.
אבל מה צריך לבדוק בסקירה? איזה שאלות צריך לשאול? מה צריך לברר? כלל הזהב הראשון הוא לבדוק תמיד כמה הצעות מחיר לפני קבלת החלטה ולהתייחס למה שהן כוללות ביחס לגובהן. כדי שתוכלו להתכונן מראש, אספנו עבורכם נקודות המתייחסות להיבטים השונים של אירוע עסקי.
קובע מקום, קובע מזל
אחת מהבחירות החשובות ביותר כאשר מארגנים אירוע עסקי היא בחירת המקום בו יתקיים האירוע. בין אם אתם מחפשים מרכז כנסים, אולם כנסים או גן אירועים, קיימים פרטים שונים שנוגעים למקום האירוע שיקבעו את מידת הצלחתו ואת עלותו. לפגישה מול נציג המקום כדאי שתגיעו מצוידים בכלי כתיבה וברשימה של נקודות חשובות לבירור. לגבי כל נקודה רשמו את הפרטים המדויקים ואת המחירים המוצעים. להלן כמה נקודות חשובות במיוחד:
- ציוד טכני – האם מחיר ההשכרה כולל בתוכו את כל העזרים הטכניים הדרושים לקיום האירוע כמו מערכת הגברה, מיקרופון, מקרן ובמה? אם לא, מה התשלום שיידרש עבור קבלת ציוד זה מספק חיצוני או מספק מטעם המקום?
- קייטרינג – האם המקום מציע חבילה הכוללת שירותי קייטרינג? לרוב, כאשר שירותי הקייטרינג הם חלק מעלות השכרת המקום העלויות נמוכות יותר.
- שכר מלצרים – אם ההשכרה כוללת שירותי קייטרינג, כיצד מוגש האוכל? האם יש להוסיף על העלות את שכרם של המלצרים?
- זמנים – האם ישנה שעת סיום מוגדרת מראש לאירוע? מהו התשלום עבור כל שעה נוספת?
- אבטחה – האם העלות כולל שירותי אבטחה?
- נגישות ונוחות הגעה – האם המיקום יאפשר הגעה נוחה לבאים? האם הוא נגיש באמצעות רכב פרטי בלבד? האם אפשר להגיע אליו בתחבורה ציבורית? האם העלות כוללת סידורי חניה קרובים ונוחים שיספקו את כל באי האירוע?
אירוע עם תוכן
כדי לתבל את האירוע שלכם בעניין יתכן שתרצו להזמין אליו מרצים או מנחי סדנאות חיצוניים. במידה שתעשו זאת, עליכם לברר מראש ולרשום לפניכם את הפרטים הבאים:
- מהו משך ההרצאה?
- האם מתבצעת עבודת הכנה שבמהלכה המרצה מגיע לפגישות בארגון טרם ההרצאה? האם ההכנה כרוכה בתשלום נוסף?
- מהם העזרים הנדרשים למרצה לטובת ההרצאה? האם עזרים אלה, כגון לוח, מקרן ומחשב מצויים במקום בו מתקיים האירוע?
סוף טוב, אירוע טוב
לאחר שסיימתם את הסקירה אמור להיות בידיכם מידע מקיף אודות כל השירותים שתזדקקו להם. מידע זה יכלול הצעות מחיר על כל הכלול בהן, סייגים לגבי נותני השירות והספקים השונים וכל נקודה חשובה נוספת. מרגע שיהיה ברשותכם מידע זה תוכלו בקלות לחזור, למדוד ולבחור באופציות המתאימות ביותר שיבטיחו לכם אירוע מוצלח.
