Posts filed under ‘אירוע בפארק’
למה כדאי לערבב עסקים עם הנאה..
לעיתים קרובות אנו משתמשים במשפט האומר כי אין לערבב בין עסקים להנאה:
"Don't mix business With pleasure"
אנחנו במרכז הכנסים "ישראל יפה בפארק" דווקא בעד לשלב עסקים עם הנאה!
כאשר מארגנים יום עיון או השתלמות במרכז כנסים לאנשי החברה או ללקוחות, מדובר בדרך כלל ביום מרוכז שבו מנסים "לדחוף" כמה שיותר נושאים ורעיונות העומדים על הפרק. הרצאה רודפת הרצאה ובסופו של יום כזה המשתתפים יוצאים מותשים ועייפים.
הפסקת קפה או ארוחת צהריים בהחלט מהווים "שבירה" של יום העיון אך הם לבדם כבר לא מספקים את קהל הלקוחות או אנשי החברה שלכם, אשר הורגלו בשנים האחרונות להפתעות שונות במהלך כנס, יום עיון או אירוע עסקי כזה או אחר.
האפשרויות ל"שבירת" עומס היום הן רבות: החל מסדנת צחוק, סדנת מדיטציה, הרצאה מעשירה או מופע סטנד- אפ מצחיק.
המיקום המיוחד של מרכז הכנסים "ישראל יפה בפארק" מאפשר לצאת מאולם הכנסים החוצה אל פארק הירקון, פנינת טבע ייחודית,שנמצאת מעבר לדלת.
אחד מבין מבחר הפעילויות שאנו מציעים ללקוחותינו הוא שייט על נחל הירקון ,החל משבע טחנות ועד לשפך הנחל לים, ליד תחנת רידינג.
השייט מתקיים בספינה קטנה היכולה להכיל כ-50-60 איש בישיבה נוחה ולמשך כשעה, במהלכה ניתנת הדרכה מקצועית על תולדות העיר תל אביב, בה שזור סיפורו של הנחל ומסופרים סיפורים פיקנטיים על אירועים שונים הקשורים לנחל הירקון בעבר ועד היום.
השייט לאורכו של הנחל מלווה במראות טבע שכבר נעלמו מן הסביבה העירונית: צמחיית נחל עשירה וסבוכה, בעלי כנף בכלל ועופות מים בפרט, חיות הייחודיות לאזור ועוד..
החלטה על מקום לאירוע תלויה במרכיבים רבים: החל מהמיקום, דרכי ההגעה, זמינות החנייה במקום, כשרות הקייטרינג, התאמת האולמות לצורכי הכנס הספציפי וכמובן, תקציב.
כשתעמדו מול שקלול הנתונים של המקום לאירוע הבא שלכם, הכניסו גם את מרכיב "שובר השיגרה".
המקום הנכון לאירוע הנכון
בבואנו לארגן אירוע חברה, ישנה חשיבות גדולה בבחירת המיקום. עלינו להבטיח כי המיקום יתאים לאופי האירוע ולמשתתפים בו ויתאים לאופי החברה ולמסר אותו נרצה להעביר.
אם אנו מחפשים מקום שמשלב אווירה עירונית, חדרי ישיבות רבים ומרחב גדול לתערוכה, אז מרכז קונגרסים או מרכז כנסים יכולים להיות פתרון מתאים.
מרכז כנסים יכול להכיל מספר רב של משתתפים, כשבדרך כלל דרכי הגישה נוחות גם למגיעים ברכב פרטי וגם למגיעים בתחבורה ציבורית.
במידה ומדובר בכנס שאורך יותר מיום אחד, כדאי לבדוק האם יש סידורי לינה קרובים ומה איכותם.
מרכז כנסים מכיל בדרך כלל מספר אולמות אשר מתאימים לאירועים שונים. אודיטוריום לכנס, חדר ישיבות מאובזר ומבואה מפוארת לקוקטייל או קבלת פנים וכולם במתחם אחד.
כשמדובר באירוע עסקי, פגישת עסקים שגרתית או ישיבת עבודה, יתאים מקום עם חדרי ישיבות המצוידים בהתאם לצרכים שלכם. יש לזכור כי כשמדובר בפגישה חשובה, למקום יש השפעה גדולה על הצלחתה.
כשרוצים לערוך אירוע בעל אופי ייחודי, מקומות בטבע הם אפשרות מוצלחת במיוחד. ישנם מקומות באווירה ירוקה וכפרית בלב העיר וישנם מקומות שדורשים נסיעה מחוץ לעיר.יש לקחת בחשבון את זמן וצורת ההגעה לאירוע ואת מזג האוויר ומגבלותיו.
כך תארגנו אירוע עסקי מוצלח
אילו חיינו בעולם בו הכסף הוא משאב אינסופי, לא היינו מתקשים לעולם בארגון אירועים.
חופשיים מחישוב עלויות היינו מוסיפים לסל הקניות שלנו מכל הבא ליד ומארגנים את האירוע המושלם שיפיל מהרגליים את כל הבאים.
אולם מאחר שאיננו חיים בעולם כזה, ונדרשים תמיד לעמוד במסגרת תקציב שנקבעה מראש, ארגון אירוע בכלל ואירוע עסקי בפרט הוא עניין קצת יותר מסובך.
בכל אירוע עסקי, בין אם מדובר באירוע עסקי בתקציב קטן, גדול או בינוני, מגביל התקציב במידה רבה את מרבית ההחלטות החשובות. עם זאת, תמיד נותר מרווח בחירה כלשהו. המפתח לאירוע מוצלח הוא סקירה של כל האופציות בטווח המחירים המתאים וביצוע החלטות נכונות ובדוקות על סמך סקירה זו.
אבל מה צריך לבדוק בסקירה? איזה שאלות צריך לשאול? מה צריך לברר? כלל הזהב הראשון הוא לבדוק תמיד כמה הצעות מחיר לפני קבלת החלטה ולהתייחס למה שהן כוללות ביחס לגובהן. כדי שתוכלו להתכונן מראש, אספנו עבורכם נקודות המתייחסות להיבטים השונים של אירוע עסקי.
קובע מקום, קובע מזל
אחת מהבחירות החשובות ביותר כאשר מארגנים אירוע עסקי היא בחירת המקום בו יתקיים האירוע. בין אם אתם מחפשים מרכז כנסים, אולם כנסים או גן אירועים, קיימים פרטים שונים שנוגעים למקום האירוע שיקבעו את מידת הצלחתו ואת עלותו. לפגישה מול נציג המקום כדאי שתגיעו מצוידים בכלי כתיבה וברשימה של נקודות חשובות לבירור. לגבי כל נקודה רשמו את הפרטים המדויקים ואת המחירים המוצעים. להלן כמה נקודות חשובות במיוחד:
- ציוד טכני – האם מחיר ההשכרה כולל בתוכו את כל העזרים הטכניים הדרושים לקיום האירוע כמו מערכת הגברה, מיקרופון, מקרן ובמה? אם לא, מה התשלום שיידרש עבור קבלת ציוד זה מספק חיצוני או מספק מטעם המקום?
- קייטרינג – האם המקום מציע חבילה הכוללת שירותי קייטרינג? לרוב, כאשר שירותי הקייטרינג הם חלק מעלות השכרת המקום העלויות נמוכות יותר.
- שכר מלצרים – אם ההשכרה כוללת שירותי קייטרינג, כיצד מוגש האוכל? האם יש להוסיף על העלות את שכרם של המלצרים?
- זמנים – האם ישנה שעת סיום מוגדרת מראש לאירוע? מהו התשלום עבור כל שעה נוספת?
- אבטחה – האם העלות כולל שירותי אבטחה?
- נגישות ונוחות הגעה – האם המיקום יאפשר הגעה נוחה לבאים? האם הוא נגיש באמצעות רכב פרטי בלבד? האם אפשר להגיע אליו בתחבורה ציבורית? האם העלות כוללת סידורי חניה קרובים ונוחים שיספקו את כל באי האירוע?
אירוע עם תוכן
כדי לתבל את האירוע שלכם בעניין יתכן שתרצו להזמין אליו מרצים או מנחי סדנאות חיצוניים. במידה שתעשו זאת, עליכם לברר מראש ולרשום לפניכם את הפרטים הבאים:
- מהו משך ההרצאה?
- האם מתבצעת עבודת הכנה שבמהלכה המרצה מגיע לפגישות בארגון טרם ההרצאה? האם ההכנה כרוכה בתשלום נוסף?
- מהם העזרים הנדרשים למרצה לטובת ההרצאה? האם עזרים אלה, כגון לוח, מקרן ומחשב מצויים במקום בו מתקיים האירוע?
סוף טוב, אירוע טוב
לאחר שסיימתם את הסקירה אמור להיות בידיכם מידע מקיף אודות כל השירותים שתזדקקו להם. מידע זה יכלול הצעות מחיר על כל הכלול בהן, סייגים לגבי נותני השירות והספקים השונים וכל נקודה חשובה נוספת. מרגע שיהיה ברשותכם מידע זה תוכלו בקלות לחזור, למדוד ולבחור באופציות המתאימות ביותר שיבטיחו לכם אירוע מוצלח.
